Hace algún tiempo, en una formación sobre desarrollo de equipos y comunicación efectiva, utilicé una situación real que ocurrió en aquel momento:
El jefe de producción, ante un pico inesperado de trabajo en la planta, solicitó la ayuda del personal de oficina, ubicado en la planta superior. La respuesta fue positiva: el equipo de oficina bajó y colaboró. Sin embargo, tras la buena voluntad inicial, surgió un sentimiento de frustración (quejas) que compartieron durante el almuerzo. El personal de oficina se sintió perjudicado, ya que esta interrupción, originada por una planificación deficiente ajena a ellos, les generó un retraso en sus tareas pendientes, por lo que deberían recuperar ese tiempo fuera de su horario habitual.
Tomemos la situación otra vez como caso de estudio.
Aprender a decir “no” con asertividad: ¿Podría el equipo de oficina haber expresado sus limitaciones o propuesto alternativas sin sentirse culpables? Saber decir “no” de forma respetuosa es crucial para proteger la propia carga de trabajo y evitar el resentimiento. La respuesta es sí.
Aprender a pedir: Según los sentimientos de frustración generados en el personal de oficina: ¿Podría mejorarse la petición del jefe de producción? Una petición bien formulada debería producir proactividad y la motivación a colaborar. Es decir, la respuesta es sí.
Aprender a ejercer el agradecimiento y el reconocimiento: ¿Se habrá reconocido adecuadamente el esfuerzo extra del equipo de oficina? Un agradecimiento sincero puede marcar una gran diferencia en los sentimientos de las personas y la disposición a colaborar en el futuro.
Este ejemplo real nos recuerda que la colaboración efectiva se basa en la comunicación clara, el respeto por el tiempo y las responsabilidades de cada uno, y el reconocimiento del esfuerzo. Fomentar un entorno donde se pueda decir “no” de manera asertiva y donde las peticiones se realicen con empatía y se agradezcan sinceramente, construye equipos más fuertes, resilientes y comprometidos.
El entrenamiento en habilidades de comunicación ayuda a realizar peticiones efectivas.
Para conseguir una comunicación efectiva es imprescindible:
- Tener en cuenta las posibles necesidades del personal de oficina antes de pedir, como por ejemplo pedirles permiso y disculpar la interrupción por adelantado.
- Contar con su aprobación y no dar por hecho la ayuda.
- Explicar el para qué se está pidiendo esta ayuda. Conocer y entender las razones de lo que ocurre, o por lo que se pide pone a la parte solicitada en mejor disposición de actuar.
- Ofrecer una recompensa a cambio del esfuerzo (aunque sea simbólica)
- Utilizar el humor moderado para conectar mejor.
- Y por supuesto utilizar las palabras mágicas: por favor y gracias.
Estas acciones generan empatía. A la vez, teniendo en cuenta las necesidades de ambos equipos, la petición se realiza con asertividad.
De esta manera todos los involucrados sienten que se les tiene en cuenta, se sienten respetados, valorados, apoyados y reconocidos. En el caso del ejemplo, una comunicación asertiva hubiese producido sentimientos de júbilo y orgullo en vez de frustración. ¡Todos contentos!
